главная | контакты | карта сайта

КОМПЛЕКСНАЯ КОРПОРАТИВНАЯ
СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ

Cбор и получение информации для аналитической отчетности в КИС ТБ.Корпорация

Cбор и получение информации для аналитической отчетности в КИС ТБ.Корпорация

Журнал «Директор информационной службы» продолжает публиковать обзор научного редактора журнала «Мир ПК» Михаила Глинникова, выясняющего саму «кухню» построения аналитики и подготовки отчетов для руководства.

В журнале №2 (февраль, 2007) рассматриваются проблемы и решения производственных предприятий по сбору и получению информации для аналитической отчетности.

Как в зеркале

Михаил Глинников

Важно, чтобы в аналитике, как в зеркале, адекватно и полно отражалась картина состояния предприятия.
Но как добиться того, чтобы это зеркало не стало «кривым»?

В поездке по пяти промышленным предприятиям среднего бизнеса на встречах с ключевыми менеджерами я стремился вникнуть в детали, выяснить саму «кухню» построения аналитики и подготовки отчетов для руководства. Наверняка те подходы и методы, которые они использовали, будут применимы и на других предприятиях, а их опыт, в целом вполне успешный, найдет более широкое практическое применение.

Каким образом средние предприятия организуют процесс получения и сбора информации для аналитической отчетности? Какие способы обработки и анализа данных они используют для получения отчетов? Какие способы представления отчетов предпочитают топ-менеджеры?

Вот что рассказывают руководители ИТ-служб и бизнес-подразделений.

«Сургутстройтрест»

Усилия специалистов ИТ-служб «Сургутстройтреста» нацелены на то, чтобы информация заносилась в информационную систему предприятия (в ее основе – продукт «ТБ.Корпорация» компании «ТБ.Софт») в местах ее возникновения. «В центральном офисе треста было оборудовано несколько помещений, в которых установлены компьютеры, подключенные к единой сети, – рассказывает Владимир Миронычев, заместитель генерального директора предприятия по ИТ. – Когда развертывание компьютеров было завершено, руководство обязало сотрудников, ответственных за ввод информации по производству, заносить в систему отчеты о работе цехов».

В перспективе здесь планируют установить компьютеры прямо в цехах, чтобы вводить в систему данные и отчеты по производственной деятельности там, где эти данные появляются. В тех подразделениях, которые охвачены компьютерной сетью (например, на складах, в бухгалтерии) ввод информации уже сейчас осуществляется непосредственно с мест ее возникновения, как и должно быть в перспективе везде по «Сургутстройтресту». За точный и своевременный ввод информации на строительных участках непосредственно отвечают сами начальники участков. Они либо делают это самостоятельно, либо назначают вместо себя ответственных исполнителей.

Поскольку стройтрест – территориально распределенное предприятие (центральное административное здание, материальные склады, завод железобетонных изделий находятся на различных расстояниях друг от друга), на всех его объектах установлены дополнительные компьютеры для того, чтобы пользователь с любого из них смог подключиться к системе. Работа организована так, что начальники участников обычно вводят информацию непосредственно в центральном офисе, когда приходят туда на планерки.

Кроме центральных материальных складов у «Cургутстройтреста» имеются склады практически на каждом строительном участке, где ведутся работы (они разбросаны по всему городу). Чтобы из этих удаленных мест оперативно получать информацию, планируется связать их в единое информационное пространство, используя точки беспроводного доступа Wi-Fi. Эти работы уже начаты: возле прорабских контор устанавливаются столбы, на которых крепятся точки доступа Wi-Fi.

Если возникает потребность в закупках, вводятся плановые документы, содержащие перечень того, что нужно приобрести, и предоставляются на рассмотрение руководителю, который определяет очередность платежей. Часть материалов (обычно мелочевка) для оперативности закупается в магазинах. Некоторые начальники участков этим занимаются довольно активно. Ранее они приносили отчетные документы в бухгалтерию, сотрудники которой заносили данные в систему и формировали платежные документы. С увеличением объемов производства поток документов стал столь интенсивным, что бухгалтерия уже не справлялась с их вводом, и потребовались дополнительные операторы. Чтобы решить эту проблему, было предложено самостоятельно вводить данные тем сотрудникам, кто выписывает счета. Это повысило оперативность, стало проще отслеживать потребности в этой мелочевке и осуществленные закупки. Кроме того, у сотрудников бухгалтерии освободилось время для аналитической работы. Менеджеры предприятия получили возможность отслеживать, кто из их сотрудников работает в системе и какой работой они заняты в данный момент.

Сейчас, по оценкам Миронычева, в целом по тресту примерно 30% информации поступает в систему сразу в местах возникновения, остальное — в центрах ввода информации, при этом практически все данные по материалам заносятся в систему там, где порождаются. Около половины персонала заносит информацию с «плавающих» рабочих мест (примерно 15–20% от общего объема первичной информации, поступающей в систему).

Перечень отчетов в «Сургутстройтресте» постепенно расширяется. Прежде всего, были сгенерированы те отчеты, которые требовались для оперативной управленческой и бухгалтерской деятельности.

Система отчетов в тресте довольно универсальна и имеет возможность дополнительной настройки. Как отмечает Миронычев, создание дополнительных отчетов не представляет сложности, поскольку в системе ТБ.Корпорация имеется весьма удобный генератор отчетов. Настройкой отчетов занимается непосредственно сам ИТ-директор. При необходимости сотрудники предприятия обращаются за консультацией к специалистам-внедренцам, которые имеют возможность удаленно работать с системой через Internet, настраивая как отчеты, так и систему в целом.

Пользователи заносят в систему в основном первичные документы, а отчеты служат, как правило, для сверки данных. Руководитель подразделения или топ-менеджер с помощью своего компьютера проверяет, какие документы поступили к нему на согласование, при желании просматривает их содержание, вносит замечания или заверяет документы, после чего бухгалтерия получает право их оплатить. Одновременно с заверенными электронными документами в бухгалтерию направляются их бумажные аналоги. Если платежный документ подписан в системе, бухгалтер может его оплачивать, не дожидаясь бумажной копии. Кстати, свою электронную «печать» руководитель снять уже не сможет – эту операцию осуществляет только администратор системы.

Каких-либо специальных мониторов и ситуационных комнат для представления информации в «Сургутстройтресте» не используют, отчеты и аналитику руководство получает, используя стандартные средства системы.

…………. полный текст статьи читайте в журнале «Директор информационной службы» №2, 2007

ИТОГИ:

Несложно заметить, что в ответах топ-менеджеров компаний, не смотря на различия особенностей производства, разное положение на рынке и даже на разную «глубину внедрения» информационной системы, явно просматриваются общие тенденции.

Во-первых, на всех предприятиях следуют главному принципу построения процесса ввода информации в систему: она должна поступать туда непосредственно с мест ее зарождения. Правда, полнота реализации этого принципа на практике у предприятий различна, что, по-видимому можно объяснить спецификой производства, масштабом и степенью охвата информационной системой его подразделений.

Во-вторых, внешние источники информации для всех предприятий достаточно универсальны. В их числе — исследования профильных рынков, которые готовят аналитические компании, информация от партнеров в регионах и, конечно же, Internet.

В-третьих, внутренним источником служит первичная информация, которая собирается и аккумулируется в единой системе из разных подразделений. Основными поставщиками ее являются бухгалтерия, сотрудники складов, экономисты. Но во главу угла на всех предприятиях поставлена задача своевременного ввода и обработки именно первичной производственной информации. И это вполне логично, поскольку все рассмотренные в обзоре предприятия занимаются реальным производством – строительным, сельскохозяйственным, химическим или машиностроением. Производственный пульс определяет здоровье каждого из них, за этим и стараются следить в первую очередь.

В-четвертых, данные для подготовки отчетов на всех предприятиях обрабатываются средствами самой информационной системы (все предприятия внедрили у себя программные продукты, обладающие мощными и гибкими встроенными инструментами построения отчетов и аналитики).

В-пятых, на всех предприятиях прослеживается общая тенденция: наблюдается движение от подготовки ИТ-специалистами отчетов по заказу к самостоятельному получению менеджерами необходимых отчетов из системы. Эволюция информационных систем ведет к тому, что никто не готовит отчеты специально для кого-то, все, кто в этих отчетах заинтересован, получают их самостоятельно и именно в таком виде, в котором необходимо. В результате растет объективность, снижается роль человеческого фактора и возможность искажения информации.

В-шестых, формы преставления отчетов для руководящего звена на предприятиях постоянно совершенствуются. Практически везде используются надстройки в виде электронных таблиц, которые позволяют получить необходимую аналитику в наглядном виде (таблиц или диаграмм). Но компании стремятся двигаться по этому пути дальше. В частности, на заводе «Арнест» планируется внедрить «приборные доски» для управления с использованием системы сбалансированных показателей.

Перечисленные общие принципы подхода к сбору, обработке и отражению данных на предприятиях позволяют топ-менеджерам добиться того, чтобы аналитика адекватно отражала реальное состояние дел, и чтобы одного взгляда в «аналитическое зеркало» было достаточно для принятия эффективных решений по управлению бизнесом.

Михаил Глинников – научный редактор журнала «Мир ПК»



 
Поиск по сайту

Мероприятия


Подписаться на рассылку новостей

Введите ваш e-mail:



После подписки на ваш адрес будет выслано уведомление.
AlfaInternet.su - бесплатная регистрация сайтов в каталогах поисковиках реклама сайтов Иван Сусанин - новый каталог Интернет ресурсов Магазин торгового оборудования для автоматизации торговли: кассовый аппарат, фискальный регистратор, POS-терминал, торговые весы. Производство витрин и торговой мебели: прилавок, витрина, манекен и торс, стеллаж, вешало. Продажа ККМ и ККТ Gougle.Ru Рейтинг HotLinks.Ru: TopXX rating Каталог ссылок сайтов бесплатная регистрация сайта в каталогах
http://zashitaotugona.ru/ диагностика и ремонт webasto.